Les Événements KAIZEN™ sont des éléments clés des parcours de transformation organisationnelle. Ils constituent une méthode efficace pour organiser les équipes de projet afin de résoudre un problème complexe ou mettre en œuvre une solution innovante pour répondre à un besoin existant. Ces chantiers intensifs réunissent des équipes multidisciplinaires dans le but de développer des solutions et de mettre en place des améliorations pratiques et mesurables. Dans cet article, nous explorerons en détail ce que sont les Événements KAIZEN™, comment les mettre en œuvre et quels bénéfices attendre de cette approche transformative.

Qu’est-ce qu’un Événement KAIZEN™ ?

Axé sur l’amélioration de l’organisation, un Événement KAIZEN™ est un chantier intensif généralement divisé en 3 phases :

1. Préparation

Pendant cette phase, les données pertinentes sont collectées et l’équipement et le matériel nécessaires sont préparés. Il est important d’avoir une compréhension claire du processus ou de la zone qui sera améliorée.

2. Mise en œuvre

Pendant cette phase, l’équipe conçoit et teste des solutions pour améliorer le processus ou la zone identifiée. Le travail est effectué selon les méthodologies KAIZEN™ standardisées.

3. Suivi

Après la mise en œuvre, les résultats sont surveillés et d’éventuels écarts sont corrigés. Il est important de suivre les résultats et d’évaluer l’impact financier des améliorations réalisées.
Lors de la réalisation d’un Événement KAIZEN™, il existe un ensemble de règles d’or à suivre pour garantir son efficacité :

1. Travail en équipe pluridisciplinaire

Un Événement KAIZEN™ doit impliquer une équipe multidisciplinaire, avec des représentants de différents domaines et compétences. Cela favorise une approche globale et diversifiée pour résoudre les problèmes et mettre en œuvre des améliorations.

2. Alignement et accent sur un thème unique

Il est essentiel que tous les membres de l’équipe soient alignés et focalisés sur un seul thème pendant l’Événement KAIZEN™. Cela garantit une direction claire et évite les déviations qui pourraient compromettre les résultats.

3. Objectifs quantifiés

Les objectifs de l’Événement KAIZEN™ doivent être mesurables. Établir des objectifs spécifiques permet à l’équipe de suivre les progrès et d’évaluer l’impact des améliorations mises en œuvre.

4. Durée définie (jours intensifs)

Un Événement KAIZEN™ doit avoir une durée bien définie, généralement réalisée sur des jours intensifs. Cette approche ciblée permet à l’équipe de se consacrer pleinement à la mise en œuvre des améliorations, ce qui accélère le processus de changement.

5. Travail de préparation

Avant l’Événement KAIZEN™, il est essentiel de réaliser un travail de préparation adéquat. Cela peut impliquer la collecte de données ou la préparation du matériel et de l’équipement nécessaires pour les jours du chantier.

6. Activités sur le Gemba

Pendant l’événement, il est crucial que les activités se déroulent sur le Gemba (lieu où le travail est effectué), permettant à l’équipe d’observer et de mieux comprendre le processus et d’identifier des opportunités d’amélioration.

7. Mise en œuvre immédiate

Les améliorations identifiées lors de l’Événement KAIZEN™ doivent être mises en œuvre immédiatement. La mise en œuvre rapide des solutions évite les retards et garantit que les bénéfices sont obtenus le plus tôt possible.

8. Méthodologie standard (outils KAIZEN™)

L’Événement KAIZEN™ doit suivre une méthodologie standard, en utilisant des outils KAIZEN™ testés et éprouvés. Ces outils aident l’équipe à analyser les problèmes, identifier des solutions et mettre en œuvre des améliorations de manière structurée et efficace.

9. Application de contre-mesures pour une correction rapide des écarts

Chaque fois que des écarts sont détectés dans les indicateurs de performance des événements, des contre-mesures doivent être appliquées immédiatement pour les corriger.

10. Suivi des résultats et calcul de l’impact financier

Lors de la phase de suivi des Événements KAIZEN™, il est nécessaire de suivre les résultats des améliorations mises en œuvre et de calculer leur impact financier. Cela permet à l’organisation d’évaluer le succès du chantier et de décider de la nécessité de reproduire la solution mise en œuvre dans d’autres domaines.

De nombreuses organisations échouent dans la mise en œuvre des améliorations qu’elles planifient. La structure des Événements KAIZEN™ permet de maintenir les équipes axées sur l’action, ce qui permet une mise en œuvre rapide et efficace des améliorations. Un Événement KAIZEN™ est décrit par plusieurs expressions qui capturent son essence et son approche unique :

1. Apprendre par la pratique

Cette expression suggère que l’équipe doit tester et agir par elle-même. La meilleure façon d’apprendre est de commencer à agir de manière autonome.

2. Visiter le Gemba

Cette expression met en évidence l’importance d’aller sur le Gemba, là où la valeur est ajoutée et où toutes les opportunités d’amélioration peuvent être identifiées. Les visites au Gemba soulignent l’importance de l’implication totale des équipes dans la mise en œuvre des actions.

3. Chasse aux Mudas

Cela signifie que l’équipe doit toujours s’efforcer d’identifier les Mudas (« gaspillages ») et de les éliminer.

4. Implémentation rapide

Les chantiers ne doivent pas servir uniquement à planifier des actions, mais à les mettre en œuvre sur le Gemba. Tout le travail de préparation doit être effectué avant le jour de l’événement.

Qui devrait participer à un Événement KAIZEN™ ?

Un Événement KAIZEN™ devrait impliquer une équipe pluridisciplinaire composée de membres de différents domaines et niveaux hiérarchiques de l’organisation. Cela inclut les opérateurs, les superviseurs, les gestionnaires, les experts techniques ou toute personne directement impliquée dans le processus ou la zone à améliorer. Les chefs d’équipe et les différents niveaux de l’équipe dirigeante doivent être les leaders des Événements KAIZEN™. La participation de tous les intervenants est essentielle pour obtenir différentes perspectives et garantir que toutes les parties prenantes sont entendues. 

Quelle est la durée normale d’un Événement KAIZEN™ ?

Les journées intensives d’un Événement KAIZEN™ durent généralement une semaine. Pendant cette période, l’équipe se consacre intensivement aux activités de l’événement, en se concentrant sur l’analyse, la conception de solutions, les tests et la mise en œuvre des améliorations. Les Événements KAIZEN™ sont généralement organisés en sprints de 3 mois.

En ce qui concerne le nombre d’événements, on utilise généralement la règle de 1 événement pour chaque groupe de 10 personnes par an. Par exemple, une entreprise de 100 employés devrait réaliser environ dix événements par an. La pratique est le meilleur moyen de maîtriser le processus et de l’améliorer en permanence.

Où doit se dérouler un Événement KAIZEN™ ?

Un Événement KAIZEN™ doit se dérouler sur le Gemba, le lieu où se crée de la valeur ajoutée.  C’est dans cet environnement que se déroule la démarche d’amélioration des processus ou des zones à améliorer. Organiser l’Événement sur le Gemba permet à l’équipe d’observer directement le processus en action et d’identifier les Mudas, les problèmes et les opportunités d’amélioration. De cette manière, les participants peuvent avoir une compréhension complète du contexte et mettre en place des solutions efficaces.

Quand un Événement KAIZEN™ doit-il avoir lieu ?

Le moment de réaliser un Événement KAIZEN™ peut varier en fonction des besoins et des circonstances de l’organisation. Cependant, généralement, les Événements KAIZEN™ sont planifiés lors des chantiers d’analyse de la chaîne de valeur. Lors de ces chantiers, un plan de mise en œuvre est élaboré, comprenant les événements à réaliser et leur planification dans le temps. Les chantiers KAIZEN™ peuvent également trouver leur origine dans d’autres types d’activités, mais c’est généralement celle-ci qui revêt une importance accrue.

Comment est structuré un Événement KAIZEN™ ?  

Dans l’univers des Événements KAIZEN™, il existe une grande variété de types, allant de chantiers plus transversaux, tels que les 5S ou la standardisation, à des chantiers plus spécifiques, tels que la conception de layouts et de lignes, le travail standard, le SMED, les supermarchés, Mizusumashi, Kobetsu KAIZEN™, l’auto-qualité, le développement de nouveaux produits, l’optimisation de sites web, la vente par la valeur, parmi beaucoup d’autres.  En d’autres termes, au sein des méthodologies KAIZEN™ et Lean Six Sigma, les outils disponibles sont très variés.

Il est également important de souligner que, bien que chacun de ces chantiers dispose de méthodologies spécifiques, avec des étapes clairement définies, ils peuvent tous être résumés dans un outil essentiel : l’A3.

Les 9 étapes du A3 fournissent une structure systématique pour aborder les problèmes et les améliorations de manière logique et globale. L’utilisation du A3 favorise la collaboration de l’équipe, une communication claire et la standardisation du processus de suivi du chantier.

1. Définir le défi

Dans la première étape du A3, il est nécessaire d’identifier le problème, de déterminer pour qui il est pertinent et pourquoi il est important de l’améliorer. Il est essentiel de s’assurer que le sujet est pertinent par rapport aux objectifs de l’organisation. Il convient de décrire clairement le problème à résoudre, en utilisant la méthodologie des « 5W1H » :

• Quel est le problème ? (What?)
• Pourquoi est-ce un problème ? (Why?)
• Où se trouve le problème ? (Where?)
• Quand le problème est-il devenu un problème ? (When?)
• Pour qui est-ce un problème ? (Who?)
• Quel est l’impact du problème ? (How much?)

De plus, il est important d’examiner les tentatives précédentes de résolution du problème.

2. Cartographier la situation actuelle

Dans cette deuxième étape, il est nécessaire de décrire la situation actuelle. Des outils tels que la cartographie du flux de valeur ou le SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) peuvent être utilisés. Il est important que la situation actuelle soit présentée de manière claire, logique et visuelle. Il convient d’identifier les opportunités d’amélioration de la situation de départ et il est essentiel de parler en utilisant des données et de quantifier les performances actuelles.

3. Définir la situation cible

Dans la troisième étape, il est nécessaire de définir un objectif spécifique en utilisant les objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel). Il convient de décrire les objectifs de manière qualitative et quantitative, tout en établissant des critères pour mesurer et évaluer l’objectif. Il est important de s’assurer que l’objectif est clair, mesurable et qu’il permet un rapprochement vers la situation idéale.

4. Identifier la cause racine

À cette étape, il convient d’enquêter sur la raison pour laquelle le problème ou le besoin existe. Il est important d’identifier toutes les causes possibles. Des recherches et des techniques telles que les 5 Pourquoi et le diagramme d’Ishikawa (également appelé diagramme en arête de poisson) peuvent être utilisées. L’objectif est de trouver les causes racines et d’expliquer les écarts par rapport à la situation idéale. Il est important de veiller à ce que l’analyse soit compréhensible par tous et aborde toutes les causes pertinentes.

5. Concevoir des solutions

À la cinquième étape, il convient d’identifier toutes les solutions possibles pour atteindre les résultats souhaités. Ensuite, il faut sélectionner la solution ou l’outil qui est le plus susceptible d’apporter les meilleurs résultats. Classer les solutions à l’aide d’outils tels que la matrice Effort-Impact peut aider à choisir les solutions à mettre en œuvre. Lors du choix d’une contre-mesure, il convient également de prendre en compte les solutions qui ont été couronnées de succès dans des situations similaires précédentes.

6. Tester les solutions

Pendant cette étape, il est important d’évaluer l’impact des contre-mesures et des solutions proposées. Des tests doivent être réalisés pour confirmer que la solution fonctionne et produit les résultats escomptés. Il est également important d’anticiper les éventuelles résistances qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre des solutions. Évaluer l’impact, obtenir des résultats concrets et garantir la viabilité des solutions sont des aspects essentiels pour déterminer s’il convient de poursuivre la mise en œuvre ou si des modifications supplémentaires sont nécessaires.

7. Mettre à jour le plan d’actions

À cette étape, il est important de définir le plan de mise en œuvre et de mettre à jour le plan d’actions. Le plan doit répondre aux questions suivantes : qui sera responsable de chaque action, que faut-il faire, quand et où les actions seront-elles réalisées et comment seront-elles exécutées. Il convient également de prendre en compte les problèmes éventuels qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre et comment faire face à la résistance anticipée.

8. Confirmer les résultats et les standards

Dans la huitième étape, il est essentiel d’analyser les résultats obtenus et de vérifier si l’objectif défini à l’étape 3 a été atteint et s’il est viable dans le temps. Des graphiques de tendances peuvent être utilisés, avec la représentation de la « ligne de l’objectif », pour contrôler les résultats selon la fréquence convenue. Il est important de recueillir régulièrement des données pour vérifier les effets des contre-mesures et s’assurer qu’elles fonctionnent comme prévu. La pérennité de la solution finale doit être assurée par la standardisation. Lorsque les résultats sont validés, il est nécessaire de s’assurer que des standards sont mis en place pour garantir la stabilité des nouveaux processus et que les personnes sont formées à ces nouveaux standards.

9. Consolider et améliorer

Dans cette dernière étape, il est important d’identifier les leçons apprises tout au long du processus. Il est également nécessaire d’anticiper les questions de suivi et de garantir l’amélioration continue. En fin de compte, des améliorations doivent être planifiées pour être appliquées lors du prochain cycle. La communication des résultats de l’Événement KAIZEN™ et l’utilisation du marketing positif peuvent être utilisées pour motiver les équipes.

Impact et Bénéfices des Événements KAIZEN™  

Un Événement KAIZEN™ délivre nécessairement des résultats car il met en œuvre une nouvelle et meilleure méthode de travail. Toute l’équipe est alignée et focalisée sur un objectif, en suivant une méthodologie structurée pour l’atteindre.

Les Événements KAIZEN™ peuvent avoir un impact et apporter des avantages dans divers indicateurs. Nous pouvons regrouper ces avantages en cinq principales catégories : qualité, coût, service (livraison), motivation des équipes et croissance.

Par exemple, lors d’un événement de création de flux « juste à temps », les résultats obtenus sont généralement les suivants :

• Une augmentation de la productivité de 30%.
• Une amélioration de la qualité de 50%.
• Une réduction de l’espace occupé de 40%.
• Une réduction des stocks de 70%.

En d’autres termes, l’impact et les bénéfices varient en fonction du chantier en question.

1. Amélioration de la qualité

L’amélioration de la qualité est l’un des gains potentiels des Événements KAIZEN™. En améliorant et en standardisant les processus, ainsi qu’en résolvant les problèmes à la source, les Événements KAIZEN™ peuvent avoir un impact significatif sur la qualité des produits ou services. Cela se traduit par une réduction des coûts de non-qualité, des réclamations réduites, une augmentation de la satisfaction client et, par conséquent, une fidélisation accrue.

2. Réduction des coûts

Une grande partie des Événements KAIZEN™ vise à réduire les coûts et à éliminer les gaspillages dans les processus. Cette réduction peut être réalisée en réduisant les stocks, en libérant de l’espace, en améliorant l’efficacité opérationnelle et la productivité, en réduisant les coûts de non-qualité, entre autres possibilités. Les améliorations mises en œuvre lors des Événements KAIZEN™ peuvent entraîner une réduction significative des coûts opérationnels et une augmentation des bénéfices de l’organisation.

3. Amélioration du service (Livraison)

Certains Événements KAIZEN™ visent à réduire le délai de réponse au client dans les processus. Cela se traduit par une livraison plus rapide des produits ou services aux clients, une plus grande flexibilité pour répondre à leurs besoins et une réduction du temps d’attente. Améliorer le service et le lead time peut fournir à l’organisation un avantage concurrentiel, en augmentant la satisfaction client et la fidélité à la marque.

4. Augmentation de la motivation des équipes

Les Événements KAIZEN™ impliquent les employés dans la conception et la mise en œuvre des améliorations, en optimisant leur travail quotidien. Cela crée un environnement de travail collaboratif où chacun est encouragé à contribuer avec des idées et des solutions pour améliorer les processus. L’implication dans les Événements KAIZEN™ peut augmenter la motivation des équipes, améliorer la communication interne, promouvoir le travail d’équipe et renforcer la relation avec l’organisation.

5. Croissance de l’entreprise

Les Événements KAIZEN™ peuvent également stimuler la croissance de l’organisation. Les Événements KAIZEN™ dans des domaines tels que le marketing et les ventes ont généralement un impact direct sur l’augmentation des ventes. La R&D est un autre domaine dans lequel les événements ont un impact sur la croissance des entreprises. La croissance peut se produire en entrant sur de nouveaux marchés ou en développant les marchés existants, en développant de nouveaux produits / services ou en augmentant la capacité de production.

Ces cinq catégories présentées englobent les principaux avantages que les organisations peuvent obtenir en mettant en œuvre des Événements KAIZEN™ réussis. Il est important de souligner que ces catégories ne s’excluent pas mutuellement et qu’elles se superposent souvent, ce qui se traduit par un large éventail d’avantages pour l’organisation.

Comment commencer à mettre en œuvre les Événements KAIZEN™ dans votre organisation ?

La sélection des Événements KAIZEN™ à réaliser doit suivre un processus structuré, car lorsqu’ils sont menés de manière ad-hoc, ils peuvent ne pas être alignés sur les véritables priorités de l’organisation et, par conséquent, ne pas atteindre tout leur potentiel.

Les activités KAIZEN™ dans une organisation commencent généralement par un événement appelé analyse de la chaîne de valeur, au cours duquel une chaîne de valeur prioritaire est sélectionnée pour être travaillée. Au cours de cette phase, l’analyse de la situation actuelle est effectuée, la situation future est conçue, et un plan de mise en œuvre avec les Événements KAIZEN™ à réaliser à une phase ultérieure est établi. Autrement dit, les événements sont sélectionnés et les priorités sont définies en fonction des besoins d’amélioration de la chaîne valeur.

Comment le Kaizen Institute peut vous aider dans cette démarche

De nombreuses organisations rencontrent une difficulté : elles planifient des améliorations, mais ensuite rien ne se passe. Souvent, les équipes passent trop de temps à réfléchir à ce qui pourrait les empêcher de s’améliorer, cherchent la solution parfaite et, sans s’en rendre compte, après plusieurs mois, il n’y a toujours pas d’améliorations.

Le Kaizen Institute a plus de 30 ans d’expérience dans la mise en œuvre réussie d’événements KAIZEN™ dans différents types d’organisations à travers le monde.

La méthode KAIZEN™ amène les équipes à rester concentrées sur ce qu’elles doivent faire pour mettre en œuvre le plan d’action le plus rapidement possible. C’est à ce niveau que se situe la différence entre la planification et l’implémentation.  Lorsque les dirigeants participent à un Événement KAIZEN™ et comprennent qu’il est réellement possible de mettre en œuvre des changements aussi rapidement, cela devient pour eux la seule façon d’améliorer l’organisation et d’obtenir des résultats concrets. Les consultants KAIZEN™ agissent en tant que facilitateurs et aident à appliquer les méthodologies KAIZEN™ qui permettent de mettre en œuvre le changement.

Cette nouvelle approche de la mise en œuvre de projets impactants et disruptifs a le pouvoir de développer la mentalité KAIZEN™ chez les employés, de renforcer l’importance de l’amélioration continue et, par conséquent, de transformer la culture organisationnelle.

Avez-vous encore des questions concernant les Événements KAIZEN™️ ?

Qu’est-ce que l’analyse de la chaîne de valeur (VSA) ?

L’analyse de la chaîne de valeur est un Événement KAIZEN™ qui commence par la cartographie de la chaîne de valeur actuelle, rendant ainsi visibles toutes les activités réalisées, dans le but d’identifier celles qui représentent du gaspillage ou de la valeur ajoutée. Cette cartographie inclut non seulement le flux des matériaux, mais aussi le flux des informations. Des données pertinentes telles que la main-d’œuvre, les stocks, les temps, les données des équipements, etc., sont ajoutées à cette carte. Ensuite, on passe à la cartographie de la vision future, où l’équipe est chargée de créer une vision ne contenant que les activités pertinentes. Ensuite, les Événements KAIZEN™ à réaliser sont définis, et enfin, les bénéfices attendus sont calculés.

Quels sont quelques exemples d’Événements KAIZEN™ et leurs objectifs ?

Planification tirée

Mettre en œuvre un modèle de planification basé sur la demande réelle des clients, dans lequel la consommation des clients commande le réapprovisionnement du stock de produits finis.

Mizusumashi

Concentrer toutes les opérations qui n’ajoutent pas de valeur au processus, mais qui sont nécessaires, sur un ou plusieurs employés, et normaliser toutes ces tâches dans un cycle logistique répétitif.

Supermarché d’inventaire des en-cours

Dimensionner et mettre en place le réapprovisionnement systématique du stock de produits en-cours grâce à l’installation de supermarchés.

Just-in-Time

Mise en place d’une cellule de flux unitaire.

Single Minute Exchange of Die (SMED)

Réduire les temps de changement de série et de setup.

Taux de Rendement Synthétique (TRS)

Améliorer l’efficacité globale de l’équipement, dans ses trois facteurs distincts – Disponibilité, Performance et Qualité.

Développement de nouveaux produits

Standardiser et accélérer les processus de développement et d’industrialisation des nouveaux produits.

Conception de lignes lean

Concevoir et mettre en place une nouvelle ligne de production avec des concepts lean.

Analyse de la valeur / ingénierie de la valeur

Améliorer la valeur d’un produit/composant, définie par la relation entre la fonction et le coût, en réduisant le coût sans compromettre les fonctionnalités de base.

Auto-qualité

Mise en place d’une méthodologie permettant d’identifier les besoins en moyens pour ne pas recevoir, ne pas faire et ne pas transmettre les défauts ou les problèmes de qualité.

Résolution de problèmes

Mettre en place une approche structurée pour résoudre les problèmes.

Optimisation de sites web

Améliorer ou développer un site web dans le but d’atteindre un plus grand nombre de clients potentiels et d’améliorer l’expérience utilisateur, en fournissant un contenu de valeur et en augmentant les ventes.

Vente par la valeur

Améliorer le processus de vente, de la préparation à la conclusion, en se concentrant sur la valeur et les avantages d’un produit ou d’un service pour le client.