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Face à la pandémie provoquée par Covid-19, la plupart des entreprises ont été confrontées à un changement de paradigme et à une nouvelle réalité. L’ère digitale, où les gens peuvent travailler ensemble malgré leur éloignement physique, est arrivée plus tôt que prévu et sans préavis. Sans le temps de s’installer, comment les entreprises peuvent-elles s’assurer que ce changement de paradigme se fasse harmonieusement et sans perte de qualité et de motivation des équipes ?

Gestion quotidienne à distance

Les responsables sont confrontés au défi de gérer des équipes à distance, certains d’entre eux, pour la première fois. La décentralisation des équipes rend plus difficile le suivi du plan de travail de chacun, un certain désalignement peut se produire en raison d’une communication réduite et les membres de l’équipe auront tendance à travailler plus individuellement. Pour faire face à ces difficultés, et puisque les équipes ont moins d’occasions spontanées de partager leur travail et de résoudre les problèmes, il est crucial de créer des moments pour se connecter et partager les accomplissements de chacun.

Comme aujourd’hui 71% des managers considèrent que les réunions sont improductives, il est important de réfléchir au contenu à aborder avec les équipes. Une réunion quotidienne avec un ordre du jour structuré qui comprend un plan de travail, des indicateurs de performance et un cycle d’amélioration permettra de gérer au plus près le travail en cours ainsi que la motivation et l’énergie des équipes. Des outils tels que Microsoft Teams, Miro ou Trello sont d’une grande aide pour les dirigeants qui souhaitent construire leurs tableaux digitaux et gérer les réunions à distance. Pour ceux qui préfèrent utiliser les outils dont ils disposent déjà, ces éléments de réunion peuvent être créés sur Excel ou PowerPoint et le chef d’équipe partage son écran. Indépendamment de l’outil utilisé, les responsables doivent partager l’ordre du jour de la réunion avec l’équipe et encourager les membres de celle-ci à participer de manière ordonnée, en créant une dynamique et en assurant la participation de chacun.

Gestion de projets à distance

Les entreprises doivent s’améliorer continuellement afin de rester compétitives et de renforcer leur position sur le marché. Cela dit, des processus de gestion de projet solides doivent être mis en place pour garantir l’efficacité de ces mises en œuvre. Néanmoins, 41 % des entreprises ne suivent pas encore des pratiques de gestion de projet standard, ce qui fait que 69 % des projets dépassent le budget et 49 % ne produisent pas les bénéfices prévus. Comment les équipes peuvent-elles être productives dans la réalisation de ces projets à distance ?

Pour mettre en œuvre des initiatives d’amélioration, il est généralement nécessaire de se rendre sur le lieu de travail et de voir les problèmes à l’étude quand ils se présentent. Comme cela n’est pas possible à distance, la priorité du responsable du projet devrait être de rassembler toutes les données disponibles pour appuyer la prise de décision. Pendant les sessions d’atelier, pour que l’équipe reste concentrée et motivée, la création de cadres visuels avec les outils numériques disponibles peut aider à garantir que le projet suive une approche structurée. Donner le contrôle de l’écran à tous les participants, afin qu’ils puissent interagir comme ils le feraient dans un atelier physique, devrait promouvoir le dynamisme et la concentration. Pour aider à partager des idées, il peut être plus facile de faire des croquis que d’expliquer verbalement, et cela peut être fait en utilisant différentes applications de croquis telles qu’Autodraw ou Sketchpad. Les équipes peuvent également profiter des plans de travail virtuels pour répartir les tâches à suivre lors du prochain atelier.

Pour gérer les différentes initiatives en cours, un contrôle de mission avec les dirigeants devrait aider à maintenir l’élan. Le contrôle de la mission doit avoir un agenda structuré, le statut de chaque initiative avec l’indicateur de performance associé, un last planner qui permet de gérer les actions pour les trois à quatre semaines suivantes, et un cycle d’amélioration. Ces réunions devraient avoir lieu une fois par semaine, et chaque dirigeant devrait préparer les principaux développements et obstacles à partager. Le partage de la progression des projets permettra à l’entreprise de s’assurer que toutes les équipes avancent dans la même direction et aux chefs de projet de tirer des enseignements de la mise en œuvre de chaque projet.

Gérer la transition

Pendant une crise, les entreprises doivent s’adapter et changer chaque jour en réponse aux nouveaux développements dans les différents domaines, aux clients et gérer les instructions gouvernementales. Ainsi, la direction générale doit suivre et réagir aux informations quotidiennes et assurer de manière proactive la relation avec les fournisseurs et les clients par la mise en œuvre de mesures préventives. Toutefois, gérer toutes les sources d’information tout en étant capable de s’adresser à tous les parties prenantes qu’elle touche est une mission complexe.

La création d’un espace digital – Crisis War Room -, adapté aux besoins de la direction générale, aidera à gérer la transition sur tous les fronts. Cet espace doit être divisé en 4 blocs : Communication et personnel, opérations, finances et projets. Sous la section « Communication et personnel » doivent être inclus les lois et les normes à prendre en considération et un système de suivi du personnel travaillant à distance, sur site ou indisponible. Le module « Opérations » doit inclure le statut des opérations des fournisseurs et des clients et son impact sur les commandes en cours, ainsi que le statut des opérations internes. Pour surveiller de près l’impact financier, les recettes doivent être contrôlées et comparées au budget et à la re-budgétisation (après la crise). La liquidité et le contrôle des coûts doivent être suivis par rapport à une zone de danger et à une valeur critique qui aidera à déclencher des plans d’urgence. Finalement, dans le cadre des projets, un résumé du contrôle de la mission devrait être inclus afin de maintenir une mise à jour sur l’état d’avancement du projet et les actions nécessaires.

Une culture d’entreprise forte en matière de standardisation et d’amélioration peut réellement se révéler être un avantage dans des situations défavorables. Pour minimiser les effets des changements imprévus dans la situation des entreprises, la formation des collaborateurs aux compétences qui permettront d’accroître la productivité de leurs équipes et de rationaliser la mise en œuvre des projets devrait être une priorité. Comme les responsables et les équipes ont besoin de plus de conseils lorsque les entreprises sont en difficulté, si les opérations quotidiennes se déroulent selon une approche orientée sur les processus, les responsables peuvent consacrer plus de temps à la résolution des problèmes les plus importants.

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