Transformation numérique des ressources humaines

Transformation numérique des ressources humaines

La révolution numérique est en train de transformer les besoins de consommateurs de plus en plus exigeants. Les organisations se développent à un rythme toujours plus rapide pour répondre à la demande de services plus agiles, globaux, rapides et efficaces.

Les expériences numériques permettent d'impliquer de plus en plus les consommateurs vis-à-vis des entreprises. Et si les interactions avec les processus de RH étaient aussi conviviales ? Dans quelle mesure la contribution et les performances d'un employé seraient-elles différentes si celui-ci était aussi engagé envers son organisation comme le consommateur l'est envers ses marques préférées ?

Au cours de ce processus, les ressources humaines jouent un rôle prépondérant, non seulement dans leur propre transformation, mais aussi dans l'acquisition par l'ensemble de l'organisation des compétences nécessaires à sa numérisation. Cependant, même si plusieurs organisations indiquent une certaine maturité dans les compétences numériques les plus élémentaires, comme les outils en libre-service ou les flux de travail, rares sont celles qui maîtrisent les compétences avancées, comme l'automatisation des processus, le suivi en temps réel ou les analyses. En plus de ces lacunes en matière de compétences techniques, il existe deux erreurs très courantes dans la gestion de ce processus de transformation des ressources humaines :

  • Négliger l'impact sur les personnes et la culture
    L'un des principaux objectifs de la transformation numérique est de soutenir l'élimination du gaspillage, afin que tous les employés consacrent une part croissante de leur temps à des tâches à valeur ajoutée. Dans ce processus, ne pas prendre en compte l'impact sur les personnes peut générer des frustrations et être la cause de l'échec de ce parcours. Il est donc essentiel de changer la culture de l'organisation pour qu'elle devienne plus transparente et pour cela, il faut encourager le dialogue basé sur des données. Les nouveaux outils numériques exigeront des équipes de ressources humaines qu'elles deviennent plus interactives, proactives et orientées vers le client. Ne pas changer la mission des RH peut signifier l'échec de la transformation numérique non seulement dans cette équipe, mais aussi dans l'ensemble de l'organisation.
  • La transformation numérique repose sur l'automatisation
    Le rôle d'outils tels que la RPA (Robotic Process Automation) dans la simplification et l'automatisation des tâches transactionnelles répétitives, comme le traitement des salaires, est incontestable. Si l'on adopte une méthodologie d'analyse préalable des processus critiques, de priorisation et de réingénierie, avant de se lancer dans la mise en œuvre de la RPA, on peut garantir des résultats disruptifs en matière de réduction des gaspillages. En outre, la numérisation ouvre non seulement les portes à une prestation de services plus agile, plus complète, plus globale et plus intelligente, mais elle permet également d'améliorer les compétences des employés. Ne pas transformer les processus avant de les numériser est une erreur à éviter, car la transformation numérique est l'occasion rêvée de révolutionner l'interaction des RH avec leurs clients internes, en adoptant un état d'esprit centré sur le client et en proposant des services plus personnalisés et plus accessibles. L'une des applications les plus fréquentes de ce concept est l'utilisation d'interfaces d'assistance virtuelle ou d'assistants virtuels (chatbots). La mise en œuvre de cet outil résulte de l'exercice de cartographie du parcours client interne. Cet exercice permet d'identifier les problèmes liés à l'expérience client et de déterminer quels processus doivent être repensés pour l'optimiser. Ceci est le point de départ qui garantit une vision holistique de l'interaction avec le client. De plus, la mise en place d'un service d'assistance (service-desk) est un autre moyen de transformer l'expérience du client, en lui permettant de résoudre rapidement et de manière autonome des problèmes simples.
  • En mettant la culture et la technologie au service de la transformation des processus de ressources humaines, il est possible de simplifier, d'améliorer le travail des équipes et d'éliminer les barrières de communication. Citons, à titre d'exemple, les différents domaines dans lesquels les entreprises les plus performantes ont appliqué le numérique pour soutenir l'innovation des processus :

  • Révolutionner l'expérience de recrutement et d'admission
  • Afin d'accroître l'engagement de l'organisation et le nombre d'interactions avec des candidats potentiels, la cartographie des sources et des processus de recrutement peut être soutenue par l'utilisation de chatbots. Ce processus, spécifiquement conçu pour interagir directement et de manière standardisée avec les candidats, est à l'origine de taux de conversion et d'un nombre de candidats considérablement plus élevés que la version manuelle.

    Par ailleurs, dans le cadre du processus d'admission, plusieurs organisations affirment rencontrer des difficultés à gérer l'ensemble des informations et des communications avec les nouveaux embauchés. Après avoir analysé les informations les plus pertinentes et éliminé les approbations intermédiaires superflues, l'utilisation d'un logiciel de gestion des flux de travail contribue à la dématérialisation et à la simplification du processus. Dès la signature du contrat, des actions séquentielles et automatiques sont déclenchées, comme l'envoi d'informations pratiques pour l'accueil ou encore le partage de contacts pertinents.

  • Transformer le processus de développement et de formation
  • Dans le cas du processus de formation, les équipes RH ont tendance à passer la plupart de leur temps à gérer le backoffice du processus (comme l'envoi des convocations, la gestion des présences, l'évaluation des sessions, la compatibilité des agendas des formateurs et des participants, entre autres). Pour augmenter la portion de temps que ces équipes consacrent à des tâches à valeur ajoutée dans la gestion de la formation, il est essentiel de repenser et de standardiser le processus en le soutenant par des outils numériques qui facilitent l'interaction entre organisateur, participant et formateur. En outre, il est possible d'utiliser les concepts de ludification pour accroître la satisfaction et le taux de participation aux formations, par exemple en utilisant des éléments de compétition tels que les scores et les classements.

  • Simplifier la gestion des bénéfices
  • Tenir à jour le portefeuille des bénéfices et des conditions de travail pour tous les employés est une tâche sans valeur ajoutée qui demande beaucoup de temps aux équipes de RH. Souvent, ces documents nécessitent des signatures, ce qui augmente la gestion du papier et des archives associée à ce processus. Dans ces conditions, il est difficile pour les employés de consulter leur situation professionnelle actuelle en ce qui concerne les conditions de travail, les salaires et les bénéfices. Afin d'accroître la satisfaction des employés et d'améliorer leur expérience, plusieurs départements des ressources humaines ont adopté des systèmes numériques qui permettent le téléchargement, la signature numérique et la consultation rapide de tous les bénéfices, sans aucune charge administrative associée.

    Les entreprises qui ont transformé numériquement leurs opérations de RH ont réussi à obtenir une meilleure performance financière, une plus grande diversité au sein de l'organisation et une productivité accrue. Quand cette transformation passe d'abord par la simplification, il est possible de mettre la technologie au service de la réingénierie des processus et d'obtenir des résultats exceptionnels en matière de qualité des services fournis par les équipes des ressources humaines.

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