Le défi de la gestion des équipes à distance

Le défi de la gestion des équipes à distance


La situation mondiale actuelle en ce qui concerne COVID-19 a conduit de nombreuses entreprises à demander à leurs employés d'effectuer leurs tâches quotidiennes à distance, sans quitter leur domicile. Ces mesures ont été prises en réponse aux conseils du gouvernement, afin de limiter l'exposition au virus. Toutefois, pour les entreprises dont le quotidien n'est pas orienté vers les outils digitaux, et qui n'ont pas prévu ce scénario, il est très probable que ce changement se soit fait du jour au lendemain en ayant un impact négatif immédiat sur l'entreprise.

Lorsque les opérations en équipe s'orientent vers le travail à distance, elles ont tendance à tenter de reprendre les méthodes de travail de leur bureau et de les reproduire dans l'espace éloigné. Cette situation peut entraîner plusieurs problèmes, dont le plus courant est le manque de coordination entre les différents membres de l'équipe. Les responsables constateront souvent que les membres de leur équipe partagent les tâches/livrables sans le savoir ou que les livrables des membres de l'équipe ne répondent pas aux exigences. Une autre préoccupation à laquelle les responsables peuvent être confrontés est le manque de visibilité inhérent aux activités de l'équipe. Cela peut donner lieu à des capacités non réparties, car la charge de travail de chaque membre de l'équipe ne peut pas être facilement mesurée. Les travailleurs à distance décrivent la collaboration et la communication comme leur plus grand défi lorsqu'ils travaillent à distance.

Pour souligner un autre défi, prenons l'exemple d'un membre d'une équipe qui a besoin de l'aide de son responsable en télétravail par rapport à un environnement de travail en bureaux. Sur site, il suffit simplement de passer devant le bureau du chef et de lui demander conseil. En revanche, en télétravail inefficace, le membre de l'équipe devra appeler le chef d'équipe et espérer qu'il soit disponible à ce moment-là. Par conséquent, le membre de l'équipe se retrouvera sans aide ou obliger d'appeler un autre collaborateur, ce qui l’empêchera d'accomplir ses propres tâches dans les temps.

Pour résoudre ce problème, le responsable peut décider d'organiser des réunions quotidiennes virtuelles. Comme les réunions physiques, il est trop fréquent que les virtuelles commencent tard, ce qui provoque un sentiment d'agitation chez les employés qui commencent à considérer une partie cruciale de la journée comme une perte de temps et d'efforts. Cette situation peut être aggravée par le fait qu'un membre de l'équipe peut se trouver obligé de participer à plusieurs réunions, chacune ayant les mêmes problèmes. Si on ajoute à cela le fait de travailler avec des technologies et des outils que les équipes ne maîtrisent pas, cela explique pourquoi les entreprises ont encore tendance à préférer l'environnement de bureau classique à celui en ligne.

Les défis évoqués ci-dessus ont plusieurs causes profondes communes. Le problème le plus fréquent est que les entreprises doivent passer à une méthode de travail radicalement différente sans avoir mis en place une structure pour ces nouvelles routines quotidiennes. Nous devons garder à l'esprit que de nombreux chefs d'équipes n'ont reçu que peu ou pas de formation formelle pour maintenir une équipe dans un espace éloigné et qu'ils auront des difficultés à mettre en place des standards efficaces pour maximiser le rendement et l'efficacité de leur équipe. Sans standards adéquats en place pour la diffusion de l'information et la conduite correcte d'une réunion, il est tout à fait naturel que les équipes ne tirent pas pleinement profit du briefing quotidien. En plus de standards adéquats, il est également important que les dirigeants soient conscients du grand nombre d'outils dont ils disposent afin de les aider dans la gestion quotidienne de leurs équipes.

Dans les bureaux, la plupart des équipes commencent leur journée par un briefing quotidien afin d'aligner les objectifs et les livrables du jour avec les membres de l'équipe. Ainsi, en gardant à l'esprit toutes les préoccupations précédentes, nous allons maintenant concevoir l'environnement virtuel idéal pour les réunions d'équipes. Une réunion quotidienne de l'équipe doit commencer à la même heure tous les jours, sans exception. Cela permet aux membres de l'équipe d'organiser leur routine quotidienne en fonction de la réunion et de minimiser l'absentéisme et les retards. Quand on communique virtuellement, le meilleur moyen est de s'engager dans un chat vidéo (suivi d'un chat audio, d’un messager et de l’e-mail). Non seulement une réunion visuelle peut permettre une meilleure communication, mais elle permet également l'utilisation d'outils visuels qui facilitent la réunion par le biais du partage d'écran.

La réunion quotidienne doit avoir un ordre du jour structuré qui suit un plan de travail, des indicateurs de performance et un cycle d'amélioration. Cela permettra de mieux gérer le travail en cours ainsi que la motivation et l'énergie de l'équipe. Les progrès peuvent être suivis à travers des feux de signalisation. Les indicateurs de performance doivent être facilement compris, mis à jour et interprétés afin que les membres de l'équipe puissent mieux suivre leurs propres performances ainsi que celles de l'équipe dans leur totalité. Cela devrait également renforcer le sentiment de responsabilité des membres de l'équipe lorsque le plan de travail est clair pour tous et partagé. Être publiquement félicité pour un bon travail est un facteur motivation pour être efficace et travailler confortablement.

Lors de l'attribution des tâches, il est préférable de les diviser en sprints courts (d'environ 90 à 120 minutes chacun), chacun ayant son propre objectif. Cela aide les membres de l'équipe à maintenir leur rythme de travail et facilite le suivi. La réalisation des objectifs du plan de travail signifie que l'équipe est toujours capable de fournir ses livrables quotidiens. Ainsi, le chef d'équipe peut mieux guider et aider son équipe. De plus, le fait de remettre les livrables quotidiennement permet aux employés de déconnecter après le travail - ce qui constitue l'une des difficultés les plus courantes du télétravail.

Les chefs d'équipe à distance doivent également essayer de tirer le meilleur parti des softwares disponibles. Il est essentiel de disposer d'une plateforme centralisée de partage de fichiers telle que Dropbox ou OneDrive. SharePoint permet aux membres de l'équipe de modifier simultanément les documents et les programmes stockés sur cette plateforme centralisée. Le fait d'avoir un espace de discussion d'équipe dans Slack ou Microsoft Teams peut aider à maintenir une communication solide entre les membres de l'équipe. L'utilisation d'outils d'analyse de données efficaces mais accessibles tels que Power BI ou Tableau permet de communiquer les données de telle sorte qu'elles puissent raconter une histoire. Des outils tels que Microsoft Teams, Miro ou Trello sont d'une grande aide pour les dirigeants qui souhaitent construire leurs tableaux digitaux et gérer les réunions à distance. Pour ceux qui préfèrent utiliser les outils dont ils disposent déjà, ces éléments de réunion peuvent être créés sur Excel ou PowerPoint et le chef d'équipe partage son écran. Indépendamment de l'outil utilisé, les responsables doivent partager l'ordre du jour de la réunion avec l'équipe et encourager les membres de l'équipe à participer de manière ordonnée, en créant une dynamique et en assurant la participation de chacun.

Comme de plus en plus d'entreprises sont confrontées au télétravail, au moins pour le moment, il est facile de prévoir une situation où les employés auront fait l'expérience directe des avantages potentiels, et que cela deviendra prochainement la norme et pas seulement l'exception. Dorénavant, la responsabilité de s'assurer que les entreprises et les propriétaires d'entreprises sont prêts à tirer parti de cette nouvelle réalité leur appartient. La reconception des processus d'entreprises pour tirer parti des avantages du télétravail peut se révéler un avantage concurrentiel lorsque l'économie sera prête à se rétablir.

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