Comment gérer la mise en œuvre des améliorations au sein de vos équipes ?

Comment gérer la mise en œuvre des améliorations au sein de vos équipes ?

Il est fréquent d'observer l'introduction de changements dans nos équipes, visant à améliorer les processus actuels. L'intention est bonne : cependant, d'une manière totalement inconsciente, l'application désordonnée de ces améliorations apporte des performances inférieures au potentiel.

La solution : appliquer des techniques qui augmentent l'efficacité du suivi de la mise en œuvre, par une méthode agile et structurée. Allons y !

Sur une base quotidienne, il est fondamental d'identifier les problèmes qui affectent les équipes et cela doit se produire non seulement empiriquement par chacun des membres, mais également par l'analyse fréquente d'indicateurs pertinents. À cet effet, il faut un tri efficace, car on peut confondre des possibilités d'amélioration avec des exigences sur les conditions de travail actuelles. L'observation des causes des problèmes, c’est l'étape suivante. Elle permet de concevoir des solutions pratiques qui doivent être préalablement évaluées dans une perspective duale, d'effort et d'impact potentiel. Donc, sans qu’on le remarque vraiment, on entre dans la phase de planification, en précisant que l'action générée est associée à une date d'identification, à une date de clôture et à un responsable. L’implication de tous est fondamentale, pour que chacun se sente partie intégrante du processus et comprenne la valeur ajoutée de tout cela. C'est le moyen le plus simple de maintenir l'amélioration à moyen et long terme.

Par la suite, il faut que l'action planifiée soit effectivement mise en pratique à la date précédemment définie : c’est la phase de mise en œuvre. Il est donc essentiel de tester et d'évaluer régulièrement les progrès, pour apporter des ajustements spécifiques. Donc, on se trouve maintenant dans la phase de vérification.

Finalement, il est essentiel de standardiser et de communiquer le processus et, le cas échéant, d'encourager la mise en œuvre de bonnes pratiques à d'autres équipes au sein de l'organisation. Agir : c’est le mot clé.

La théorie du PDCA - Plan-Do-Check-Act – est donc essentielle pour obtenir des améliorations opérationnelles, que ce soit dans un cadre collectif ou dans un contexte individuel.

Il est intéressant d'expliquer les quatre étapes plus en profondeur, afin qu’on puisse les comprendre pleinement et connaître en détail la fonction de chacune. La théorie a été présentée à partir de 1930 et elle nous montre le cycle - Plan-Do-Check-Act - également connu comme cycle de Deming ou de Shewhart – comme un modèle à quatre étapes, utilisé pour effectuer un changement ou pour améliorer une situation identifiée comme une opportunité.

Il est important de préciser que ce cycle d'amélioration contient le suivi des améliorations apportées tout au long de son déroulé et que l'action à améliorer est définie comme un ensemble d'initiatives dont l'objectif est de changer - pour le mieux – la méthode travail utilisée et la manière d’exécuter certaines tâches.

En résumé, voici les étapes à suivre :

1º Plan : identification de l’action, date de publication, date de clôture et nom du responsable

2º Do : Mise en œuvre de l’action d’amélioration

3º Check : vérification de la solution retenue, analyse des résultats et choix des ajustements possibles

4º Act : standardisation, communication et déploiement à d'autres équipes de l'organisation

Il s'agit d'un processus simple qui peut s’enrichir grâce à l'introduction de la gestion visuelle, permettant un suivi plus efficace des actions d'amélioration continue. Incorporé dans un cadre physique ou numérique, le PDCA doit être facile à lire et à mettre à jour, afin d'améliorer l'utilisation de l'outil de façon récurrente. Il peut être utilisé dans l'organisation de l'équipe opérationnelle ou intégré, comme un outil supplémentaire, pour la gestion de projets, au sein de l'organisation. Il peut  aussi consister en une méthode de suivi de ses propres actions, associées à sa vie personnelle, comme un plan qui peut être écrit dans un cahier ou fixé sur le mur de votre maison.

Améliorer de manière structurée c’est notre défi. Tous les jours, partout, par tous …

 

Le Kaizen Institute est un groupe de conseil multinational qui accompagne les organisations dans la conception et dans la mise en œuvre des processus qui permettent une amélioration continue et durable.

 

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