Comment résoudre un problème en utilisant … un bloc de post-its

Comment résoudre un problème en utilisant … un bloc de post-its

Et si on vous dit que vous pouvez résoudre tous vos problèmes avec l'aide d'un simple bloc de post-its ? Il peut sembler incroyable, mais il s’agit en fait de la vérité.

La première étape pour résoudre un problème c’est de comprendre qu’il se divise en plusieurs éléments d’information liés entre eux. Ceci est valable pour n’importe quel problème, soit il s’agit d’un retard habituel dans les commandes, soit il s’agit d’une défaillance de communication entre les équipes d’un projet ou bien des plaintes successives faites par le client. Donc, ce qu’il faut faire c’est comprendre quels sont les éléments de l’information que se relient, c’est-à-dire qu’il faut voir comment peuvent-t-ils nous aider à arriver à la bonne solution.

Un bloc de post-its c’est tout ce que vous avez besoin pour mettre de l’ordre dans le chaos. Bien qu'ils soient utilisés à des séances de réflexion, ils peuvent également être utilisés individuellement pour aider quelqu'un à penser d’une manière plus organisée et à identifier les différents facteurs d'un problème.

Pour obtenir des meilleurs résultats avec ce processus, il faut que chaque élément d’information soit écrit sur un post-it de telle manière qu’il est facile à lire et à comprendre. Il doit être le plus bref possible, sans qu’il laisse d’expliquer la situation. Cet exercice permet à chaque personne de se concentrer sur ce qui est vraiment essentiel. Chaque post-it peut avoir un fait, une opinion ou une hypothèse, mais il est convenable que la distinction soit explicite afin d’éviter toute sorte de confusion. Ensuite, il faut réfléchir sur les informations crées, en cherchant une solution pour des problèmes mis en correspondance.

Les post-its peuvent être organisés dans des différents modèles, en fonction de l’origine du problème : sous la forme de liste, dans les arbres où il y a une hiérarchie qui peut être top-down ou bottom-up ; ou sous la forme de carte dans les cas des relations plus complexes où chaque information se rapporte aux autres. Donc, il est possible de résoudre des problèmes en identifiant toutes les éléments d’information, de les organiser par modèles et de se concentrer sur ce qui est vraiment important.

Il y a encore une autre précaution que les personnes doivent y avoir : lors de la création de plusieurs éléments d’information, quoiqu’ils soient des problèmes, des causes ou des solutions, il y a une tendance pour n’identifier que l’évident. Par exemple, il est possible qu’on pense à une solution qu’on trouve que c’est la plus correcte et on s’arrête-là. Cependant, normalement il y a d’autres solutions possibles et la clé pour trouver la bonne solution c’est de considérer toujours les différentes alternatives. Ceci doit être fait à travers d’un processus de divergence (dans lequel on enregistre les différents éléments alternatifs) et un autre de convergence (dans lequel, après avoir considéré toutes les hypothèses, on cherche la meilleure).

Quand les post-its sont bien utilisés et organisés, ce processus peut simplifier n’importe quel problème, en clarifiant chacun de ses composants et il rendre la solution beaucoup plus efficace et agréable. Mais pour le prouver, le mieux c’est de l’appliquer dans la pratique !

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