Rendre les processus visibles pour améliorer l’efficacité de l’entreprise

Rendre les processus visibles pour améliorer l’efficacité de l’entreprise

Combien de fois, dans nos entreprises, nous avons le sentiment que des processus pourraient être plus efficaces, mais qu’on ne sait pas ce qu'il faut faire pour les améliorer ? Les réponses et les propositions aux clients pourraient être plus rapidement établies, de nouvelles opportunités pourraient générer plus de chiffre d'affaires ... les exemples sont innombrables. D'autres fois, nous voulons mettre en place un nouveau processus, comme un CRM : ce qu’on veut alors, c’est mieux comprendre comment le définir, qui doit-on impliquer, etc.
Pour répondre à ce genre de questions, il faut comprendre les processus principaux de l’entreprise, ainsi que les relations établis entre les parties prenantes. Une très bonne manière de le faire c’est au travers du SIPOC :


• Supplier
• Input
• Processus,
• Output
• Client


C’est une méthode de cartographie du flux d’information qui permet d’établir la connexion entre les principaux processus de l’entreprise, leurs fournisseurs et leurs clients.
Au-delà d’être un travail de groupe, le SIPOC est surtout une technique visuelle. Pour l’obtenir, il faut représenter dans un tableau les différents éléments du processus :


- Ce que produit l’entreprise (produits et services) - outputs
- quels en sont les clients
- Que reçoit l’entreprise - inputs
- Quels en sont les fournisseurs (qui peuvent être internes ou externes à l’entreprise)
- Quels sont les processus qui débouchent sur des « outputs » - le flux de travail.


Le SIPOC permet de visualiser le chemin entre les « inputs » et les « outputs » principaux ; les déconnexions apparentes – quels sont les « outputs » à produire et à utiliser ; quelles sont les interfaces et les connexions critiques. Cela nous permet de remettre en cause les processus actuels et d’identifier les opportunités d’amélioration afin de rendre l’entreprise plus efficace.

Grace au SIPOC, il est possible d’obtenir une meilleure connaissance de l’activité. C’est aussi un révélateur pour identifier les « outputs » inutiles, les ressources insuffisantes ou en excès pour une tâche spécifique. C’est une analyse que les entreprises doivent faire régulièrement, car on est seulement capable de gérer ce que nous connaissons bien.

Le Kaizen Institute est une entreprise multinationale qui propose des actions de conseil et de formation au monde des affaires et aux institutions publiques, pour la conception et la mise en en œuvre de processus d’amélioration continue et durable.

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