Comment une simple feuille A3 peut vous transformer en un vrai professionnel

Comment une simple feuille A3 peut vous transformer en un vrai professionnel

Au cours des dernières décennies, en particulier ces dernières années, les évolutions constantes du marché ont accru l’exigence des consommateurs sur la qualité, le délai et la compétitivité des produits et des services. Ce défi est imposé, chaque jour, aux entreprises et à leurs salariés. Il incite les organisations à développer, comme base de leur stratégie, la rapidité de réaction. C'est dans ce contexte que Toyota utilise, pour soutenir et suivre les activités d'amélioration, un système aussi rigoureux et minutieux que simple : le rapport A3.

Dans un environnement de plus en plus technologique, où chaque avancée nous conduit invariablement à Internet, il est amusant de noter que la solution pour résoudre la plupart des problèmes quotidiens, générés par nos processus, s’appuie sur  une simple feuille de papier, au format « A3 ».

Le rapport A3 est un modèle très efficace pour organiser l'information. Il incite, chacun, à rassembler les données d’un problème spécifique de façon structurée et synthétique. On évite ainsi des rapports longs et ennuyeux, où les informations ne sont pas toujours pertinentes.

Ce document « A3 » - qui est essentiellement un résumé des activités en cours – est le support d’une « méthodologie par l’A3 ». Elle suit trois règles d'or:

·         Simplifier

·         Atteindre le consensus

·         Standardiser

Utilisé pour structurer le cheminement de la réflexion, l'A3 est un outil d'amélioration. Il comporte trois phases pour la résolution d’un problème. Chaque phase se décompose elle même en trois étapes :

Phase 1: Préparation - comprendre la situation actuelle et définir des objectifs mesurables :
- Étape 1: Clarifier le problème : expliquer, par des données précises, pourquoi l'amélioration est nécessaire
- Étape 2: Observer et mesurer la situation actuelle et déterminer le point de départ
- Étape 3: Fixer les objectifs et définir les résultats à atteindre : l’enjeux

Phase 2: Analyse - identifier les possibilités d'amélioration / les solutions à adopter :
- Étape 4: Analyser les écarts : déterminer les causes profondes qui expliquent ces écarts entre la situation actuelle et la situation cible
- Étape 5: Concevoir des solutions potentielles et lister les initiatives et les principales actions d'amélioration requises
- Étape 6: Tester différentes hypothèses et valider les essais nécessaires, avant de choisir la solution pratique à mettre en place

Phase 3: Vérification - démontrer le succès des actions définies et leur impact sur les indicateurs de performance. Faire le bilan par un retour d’expérience
- Étape 7: Valider la réalisation du plan d'action
- Étape 8: Vérifier l’atteinte des objectifs prédéfinis et mesurer les résultats
- Étape 9: Apprendre du retour d’expérience et éliminer les obstacles et les difficultés qui sont apparus

L’utilisation de l'A3 s’appuie sur des règles de base : il doit être renseigné par le chef de projet et, le plus possible, à l'aide de graphiques, de diagrammes et de photos, pour assurer une meilleure lecture et une meilleure compréhension des messages clés. Il faut communiquer en utilisant la gestion visuelle des informations. À la fin du processus de résolution, on clôt officiellement le document A3.

La mise en œuvre de la méthodologie de résolution de problème par l’A3, réduit les discussions interminables et la perte de temps pour planifier, suivre et finaliser un projet. La qualité et la productivité de la démarche sont améliorées, la charge de travail prévue pour la réalisation du projet est réduite. Les délais sont respectés. Enfin, l'A3 renforce la motivation en apportant une méthode de travail plus structurée et fiable.

 

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