Cinq étapes pour mettre fin à la

Cinq étapes pour mettre fin à la "paperasse"

Combien de fois vous êtes vous senti frustré car vous n’arriviez pas à trouver certains documents essentiels pour résoudre une situation imprévue, nécessitant une réponse immédiate ? Cela est certainement dû à un manque d’organisation de vos archives papiers, connus dans le jargon administratif comme « Paperasses », et qui affecte beaucoup d'entreprises, comme les administrations, les hôpitaux ou les établissements bancaires.

 

Aujourd’hui où, plus que jamais, l'information est considérée comme une ressource stratégique clé, la réalité nous montre qu'il existe de nombreuses structures qui sont confrontées à des systèmes de rangement sans règles évidentes et avec des niveaux de responsabilités non clairement définis. Il faut aussi garder à l'esprit la nécessité de procéder à la destruction de documents inutiles, qui, sinon, contribuent à la croissance massive des archives qui, à leur tour, conduisent à un manque d'espace et d'infrastructure. Tous ces facteurs combinés, augmentent la difficulté à trouver certains documents et informations qui, à leur tour, donnent lieu à des délais de réponse beaucoup plus élevés qu’imaginés initialement.

 

Les faits montrent qu'il y a beaucoup d’avantages pour les entreprises qui mettent en œuvre une organisation efficace de leurs archives, leur permettant de tirer pleinement parti des informations stockées. Pour éviter par exemple :

- L'absence de standard d'organisation efficace pour le stockage des documents qui augmente la quantité d'informations à traiter. La recherche sera beaucoup plus difficile, l'espace disponible réduit, la productivité diminuera et le stress augmentera.

- Le traitement d'informations - un processus qui nécessite la sélection, la classification et l'organisation – qui consomme en moyenne 25 pour cent du temps de travail disponible, agissant en tant qu’indicateur de gaspillage et qui démontre l'existence d'un système de rangement inefficace ;

- Un rangement non optimisé qui compromet la durée, le délai et la qualité des activités liées. Par conséquent, il augmente la démotivation des équipes et compromet la bonne efficacité du service.

 

Comme solution, on doit suivre cinq étapes pour transformer le labyrinthe de « la paperasse » en un ensemble de documents, fonctionnel, organisé, sélectif et efficace :
1. Faire une liste des différents documents utilisés dans le service et valider la nécessité de leur archivage;
2. Évaluer la législation en vigueur en ce qui concerne les délais de rétention obligatoires pour chaque type de documents ;
3. Catégoriser les documents en fonction de la fréquence d'utilisation, le nombre d'utilisateurs et la taille :
- "Dossiers suspendus" - documents à haute fréquence d’utilisation;

- "Dossiers" – pour les fréquences d’utilisation moyenne ;
- Boîtes d’Archive – documents à très faible fréquence d'utilisation.

4. Définir les type de documents : responsabilités, temps de rétention, méthode de destruction, etc. ;
5. Créer des normes d'identification des archives, grâce à l'utilisation de techniques de gestion visuelle, simples et partagées.

 

Une fois les standards définis, et de façon à maintenir les bonnes pratiques, on doit ajuster la norme pour tenir compte de l’évolution et des nouvelles dispositions légales.


La mise en œuvre d'une méthode d’archivage efficace aura un impact immédiat sur la réduction du temps passé à la recherche de documents, ce qui conduit automatiquement à une plus grande motivation des équipes. Les organisations seront donc plus transparentes et, par conséquent, réduiront leurs coûts de fonctionnement.

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